WooCommerce-Auftragsverwaltungshandbuch für Anfänger

Last Updated on Dezember 5, 2025 by Himanshu Rawat

Effizientes Bestellmanagement ist das Herzstück jedes erfolgreichen Online-Shops. Unabhängig davon, ob Sie eine kleine Boutique oder eine große E-Commerce-Marke betreiben, sorgt die reibungslose Verwaltung von Bestellungen für eine schnellere Abwicklung, weniger Fehler und zufriedenere Kunden. WooCommerce verfügt über ein leistungsstarkes integriertes Bestellverwaltungssystem, das Ihnen die volle Kontrolle über die Verfolgung, Bearbeitung und Verarbeitung von Bestellungen gibt, ohne dass komplexe Tools erforderlich sind.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die WooCommerce-Auftragsverwaltung wissen müssen, einschließlich der Anleitung, wie Sie Bestellungen wie ein Profi anzeigen, aktualisieren, filtern, verarbeiten und verfolgen.

Was ist WooCommerce-Auftragsverwaltung?

WooCommerce-Auftragsverwaltung bedeutet, jede Bestellung, die in Ihrem Shop eingeht, zu überwachen und zu bearbeiten. Es umfasst alles von der Auftragserteilung und Zahlungsbestätigung bis hin zu Statusaktualisierungen, Bestandskontrolle, Versand, Auftragsabwicklung und Support nach dem Verkauf. Eine effektive Auftragsverwaltung führt zu reibungsloseren Abläufen, schnellerer Bearbeitung und höherer Kundenzufriedenheit und trägt so zu einem effizienteren Unternehmenswachstum bei.

Schlüsselkomponenten des WooCommerce-Auftragsmanagements

• Auftragsstatusverfolgung: Überwacht Bestellungen in Phasen wie „Ausstehend“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Benutzerdefiniert“ für eine bessere Kontrolle.​
• Überprüfung der Bestelldetails: Zugriff auf Details wie Produkte, Kundeninformationen und Versand über das Admin-Panel.​
• Zahlungsabwicklung: Verwaltet erfolgreiche, ausstehende oder fehlgeschlagene Zahlungen mit automatischen Updates, um Arbeitsabläufe zu optimieren.​
• Auftragsabwicklung: Umfasst die Vorbereitung, den Versand und die Statusaktualisierung, um Kunden auf dem Laufenden zu halten.​
• Kundenkommunikation: Sendet automatische Benachrichtigungen und ermöglicht manuelle Aktualisierungen über das Dashboard.​
• Rückerstattungen und Stornierungen: Verarbeitet Rückgabe- und Stornierungsanfragen effizient über das Backend.​

Wie verwalte ich Bestellungen in WooCommerce?

So verwalten Sie Bestellungen in WooCommerce Schritt für Schritt mit einem einfachen Workflow. Erfahren Sie, wie Sie Kundenbestellungen direkt über Ihr WordPress-Dashboard anzeigen, verarbeiten, aktualisieren und ausführen.

Schritt 1: Öffnen Sie die Seite „Bestellungen“.

• Melden Sie sich bei Ihrem WordPress-Administrator an.
• Gehen Sie zu WooCommerce → Bestellungen.

Auf diesem Bildschirm wird eine Tabelle aller Bestellungen angezeigt, einschließlich Bestellnummer, Datum, Status, Gesamtsumme, Kunde und verfügbaren Aktionen.

Schritt 2: Verwenden Sie Filter, Suche und Massenaktionen

• Filtern Sie oben Bestellungen nach Status (z. B. „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“), um sich auf diejenigen zu konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern.
• Verwenden Sie das Suchfeld, um Bestellungen nach Kundenname, E-Mail-Adresse oder Bestellnummer zu finden.
• Wählen Sie mehrere Bestellungen aus und verwenden Sie Massenaktionen, um den Status zu ändern oder sie in den Papierkorb zu verschieben.

Schritt 3: Öffnen und überprüfen Sie eine einzelne Bestellung

• Klicken Sie auf die Bestellnummer oder den Kundennamen, um die Seite „Bestellung bearbeiten“ zu öffnen.
• Überprüfen Sie die wichtigsten Abschnitte:
  • Bestellen Sie Artikel und Summen
  • Rechnungs- und Lieferadressen
  • Zahlungs- und Versandart
  • Bestellnotizen (System, Privat und Kunde)

Schritt 4: Bestellstatus aktualisieren

• Suchen Sie auf der Seite „Bestellung bearbeiten“ nach der Dropdown-Liste „Bestellstatus“.
• Ändern Sie den Status im Verlauf der Bestellung, zum Beispiel:
  • Ausstehende Zahlung → Bearbeitung (nach Bestätigung der Zahlung)
  • Verarbeitung → Abgeschlossen (nach Versand/Erfüllung)
  • Gegebenenfalls in der Warteschleife, storniert oder erstattet
• Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Änderungen zu speichern.

Schritt 5: Bearbeiten Sie Artikel, Summen und Gebühren

• Im Abschnitt „Artikel bestellen“ können Sie:
  • Produkte hinzufügen oder entfernen
  • Mengen oder Preise ändern
  • Passen Sie Versand, Steuern und Gebühren an
• Klicken Sie nach der Bearbeitung auf „Neu berechnen“ oder aktualisieren Sie die Gesamtsummen nach Bedarf und speichern Sie dann die Bestellung.

Schritt 6: Kommunizieren Sie mit Kunden

• Verwenden Sie das Bedienfeld „Bestellnotizen“, um Folgendes hinzuzufügen:
  • Eine Kundennotiz (sendet eine E-Mail an den Kunden)
  • Eine private Notiz (nur für den internen Gebrauch)
• Im Dropdown-Menü „Bestellaktionen“ können Sie Folgendes tun:
  • Rechnungs-/Bestelldetails per E-Mail an den Kunden senden
  • Senden Sie die Benachrichtigung über eine neue Bestellung erneut
  • Download-Berechtigungen neu generieren (für digitale Produkte).

Schritt 7: Versand und Abwicklung abwickeln

• Sobald die Zahlung bestätigt ist, können Sie die Artikel auswählen und verpacken und den Versand mithilfe Ihrer integrierten Versandmethode oder Ihres Etikettentools arrangieren.
• Fügen Sie Tracking-Details hinzu, wenn Ihr Versand-Plugin dies unterstützt, und setzen Sie dann den Status auf „Abgeschlossen“, wenn die Bestellung versendet wird.

Schritt 8: Erstattungen und Stornierungen bearbeiten

• Verwenden Sie auf der Seite „Bestellung bearbeiten“ die Schaltfläche „Rückerstattung“, um eine vollständige oder teilweise Rückerstattung zu veranlassen und bei Bedarf die Artikelmengen anzupassen.
• Wenn eine Bestellung nicht ausgeführt wird, setzen Sie den Status auf „Storniert“ und speichern Sie; Dadurch wird ein Datensatz geführt, dieser jedoch als inaktiv markiert.

Schritt 9: Bestellungen testen und Fehler beheben

• Erstellen Sie Testbestellungen (mit Sandbox-Zahlungsgateways), um Ihren Checkout- und Bestellablauf zu überprüfen.
• Wenn etwas nicht stimmt (fehlende E-Mails, falscher Status usw.), überprüfen Sie die Bestellnotizen und Protokolle im Bildschirm „Bestellung bearbeiten“, um Probleme zu diagnostizieren.

Wesentliche Tools und Funktionen im WooCommerce-Auftragsmanagement

1. Filter und Suche bestellen

Verwenden Sie Filter, um Bestellungen nach Status, Datum oder Kunde anzuzeigen, und verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Bestellungen schnell nach Kundenname oder Bestellnummer zu finden. Massenaktionen ermöglichen die Aktualisierung von Bestellungen in Gruppen für mehr Effizienz.​

2. Benutzerdefinierte Bestellstatus und Automatisierung

Mit Plugins wie WooCommerce Order Status Manager können Sie benutzerdefinierte Status erstellen und Arbeitsabläufe automatisieren, z. B. das Senden von Benachrichtigungen oder das Ändern von Status basierend auf Auslösern. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Genauigkeit.​

3. Inventarsynchronisierung

WooCommerce integriert die Bestandsverwaltung mit der Auftragsabwicklung. Die Lagerbestände werden automatisch angepasst, wenn Bestellungen aufgegeben werden. Dies trägt dazu bei, Überverkäufe zu verhindern und eine informierte Wiederauffüllung der Lagerbestände sicherzustellen.

Automatisierung der Auftragsverwaltung mit Plugins

WooCommerce funktioniert alleine gut, aber Sie können die Auftragsverwaltung mit Plugins wie den folgenden optimieren:

1. Custom Order Status for WooCommerce

Mit dem Plugin „Benutzerdefinierter Bestellstatus“ von WooCommerce können Sie benutzerdefinierte Bestellstatus hinzufügen und automatisieren sowie relevante E-Mail-Updates senden, um Ihren Bestellablauf effizienter zu gestalten.

2. Bulk Table Editor for WooCommerce

Mit dem Bulk Table Editor für WooCommerce von Consortia AS können Sie Produkte, Variationen und Abonnements schnell aktualisieren. Passen Sie Preise, Verkäufe, SKUs, Kategorien, Upsells und mehr ganz einfach an und machen Sie so die Filialverwaltung schneller und einfacher.

3. AutomateWoo

Ein robustes integriertes WooCommerce-Automatisierungstool, das die Wiederherstellung abgebrochener Warenkörbe, Bestellaktualisierungen, Bewertungsanfragen und personalisiertes Marketing verwaltet. Mit dem visuellen Workflow-Builder können Sie benutzerdefinierte Auslöser festlegen, E-Mails oder SMS automatisieren und Gutscheine erstellen, um eine nahtlose Kundenbindung zu ermöglichen.

4. Klaviyo

Klaviyo ist eine Marketingplattform, die sich mit WooCommerce verbindet, um personalisierte E-Mail- und SMS-Kampagnen zu versenden. Es nutzt Kundendaten, um gezielte Automatisierungen wie Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe und Nachrichten nach dem Kauf zu erstellen und Ihnen dabei zu helfen, Engagement und Umsatz zu steigern.

5. Zapier for WooCommerce

Ermöglicht WooCommerce die Verbindung mit Tausenden von Apps und ermöglicht so die automatische Synchronisierung von Bestellungen, CRM-Updates und eine reibungslose Datenverarbeitung ohne technische Einrichtung.

Best Practices für das WooCommerce-Auftragsmanagement

• Halten Sie den Bestellstatus auf dem neuesten Stand: Aktualisieren Sie den Bestellstatus regelmäßig, um die aktuelle Erfüllungsphase widerzuspiegeln. Diese Transparenz hilft den Kunden und rationalisiert interne Prozesse.
• Automatisieren Sie, wo möglich: Nutzen Sie WooCommerce-Erweiterungen, um Statusänderungen, E-Mail-Benachrichtigungen und Bestandsaktualisierungen zu automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
• Zentralisieren Sie die Kundenkommunikation: Nutzen Sie die Kommunikationstools von WooCommerce, um die gesamte auftragsbezogene Korrespondenz an einem Ort zu halten und so die Problemlösung einfacher und schneller zu gestalten.
• Überwachen und analysieren Sie Bestelldaten: Sortieren und filtern Sie Bestellungen, um Trends wie Spitzenzeiten bei Bestellungen oder häufige Probleme zu erkennen und so proaktive Verbesserungen zu ermöglichen.
• Sorgen Sie für eine zuverlässige Zahlungs- und Versandintegration: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsgateways und Versandmethoden mit der Auftragsverwaltung von WooCommerce einwandfrei funktionieren, um Störungen zu vermeiden.

Letzte Gedanken

Eine effektive WooCommerce-Auftragsverwaltung ist für ein nahtloses Einkaufserlebnis und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb unerlässlich. Wenn Sie verstehen, wie Bestellungen angezeigt, aktualisiert und ausgeführt werden, und indem Sie Automatisierungstools und hilfreiche Plugins verwenden, können Sie den manuellen Aufwand erheblich reduzieren, Fehler minimieren und die Kundenzufriedenheit verbessern. Unabhängig davon, ob Sie ein paar Bestellungen pro Woche oder Hunderte pro Tag verwalten, sorgt die Optimierung Ihres Workflows für eine schnellere Bearbeitung, bessere Kommunikation und langfristiges Wachstum für Ihren Online-Shop.

Häufig gestellte Fragen 

1. Wie ändere ich den Status einer Bestellung in WooCommerce?

Sie können den Status einer Bestellung aktualisieren, indem Sie die Bestellung in WooCommerce → Bestellungen öffnen, den neuen Status aus der Dropdown-Liste „Bestellstatus“ auswählen und zum Speichern auf „Aktualisieren“ klicken.

2. Kann ich Bestell-E-Mails und Statusaktualisierungen automatisieren?

Ja. WooCommerce versendet einfache E-Mails automatisch und Plugins wie AutomateWoo oder Custom Order Status für WooCommerce ermöglichen Ihnen die Automatisierung erweiterter Trigger, Kunden-E-Mails und Workflow-Schritte.

3. Wie verarbeite ich eine Rückerstattung in WooCommerce?

Öffnen Sie die Bestellung, klicken Sie auf „Rückerstattung“, passen Sie die Artikelmengen oder -beträge an und bestätigen Sie die Rückerstattung. Sofern Ihr Zahlungsgateway dies unterstützt, erfolgt die Rückerstattung automatisch.

4. Wie füge ich einer Bestellung Tracking-Informationen hinzu?

Sie benötigen ein Versand- oder Tracking-Plugin (wie WooCommerce Shipping, ShipStation oder AfterShip). Mit diesen Tools können Sie der Bestellung Sendungsverfolgungsnummern hinzufügen und Kunden automatisch benachrichtigen.

5. Was soll ich tun, wenn meine Bestell-E-Mails nicht gesendet werden?

Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails, stellen Sie sicher, dass sie aktiviert sind, und testen Sie die E-Mails Ihrer Website mit einem SMTP-Plugin. Dieses Problem wird häufig durch falsch konfigurierte Hosting-E-Mail-Einstellungen verursacht.